Roche Diagnostics Internationale SA

Attività dell’azienda

Roche Diagnostics International AG è una filiale del gruppo farmaceutico Hoffmann-La Roche, con sede centrale a Basilea. È uno dei fornitori leader a livello mondiale di soluzioni di sistema diagnostici per ospedali, laboratori e studi medici. La sede centrale della divisione Diagnostics globale si trova a Rotkreuz (comune di Risch, cantone di Zugo). Fondata nel 1969, l’azienda è oggi il maggiore datore di lavoro privato del cantone con circa 2600 collaboratori provenienti da oltre 67 nazioni. La sede riunisce tutte le funzioni centrali, dallo sviluppo, passando per la produzione fino alla distribuzione dell’attività Diagnostics.

Sede / contesto

A circa 1 km a nord del centro di Rotkreuz, lo stabilimento di Roche (sito di Forren) è facilmente raggiungibile e si trova accanto all’autostrada A14 Lucerna-Zurigo. L’immediata vicinanza all’autostrada comporta lunghi tempi di attesa, soprattutto nelle ore di punta del mattino e della sera, all’ingresso o all’uscita dal sito. Ciò riguarda anche i trasporti pubblici, in quanto le corsie separate per gli autobus sono disponibili solo in pochi tratti. Nel complesso, la congestione quotidiana della rete stradale è estremamente insoddisfacente per i residenti, le aziende circostanti e i pendolari, e talvolta causa un notevole inquinamento fonico e ambientale.

TL

La sede è raggiungibile a piedi in circa 10 minuti dalla stazione ferroviaria di Rotkreuz.

TP

Rotkreuz dispone di collegamenti ferroviari per Zurigo, Zugo e Lucerna. Tuttavia, il collegamento diretto con Zurigo è servito solo una volta all’ora, la rete celere e la ferrovia urbana di Zugo offrono diversi collegamenti per Lucerna e Zugo ogni ora.

TMP

Collegamenti diretti esistenti con l’autostrada A14 e la strada cantonale Zugo-Lucerna.

Contesto iniziale / motivazione

Il continuo sviluppo del sito di Rotkreuz ha portato in circa 10 anni a un raddoppio del numero di collaboratori, che sono attualmente circa 2600. Oltre ai collaboratori locali di Roche, numerosi ospiti internazionali, fornitori di servizi, consulenti e visitatori si recano sul sito, cosicché nelle ore di punta sono presenti fino a 4000 persone. Questo comporta notevoli ingorghi agli arrivi e alle partenze nelle ore di punta. Nell’ambito dello sviluppo del sito e della costruzione di nuovi edifici, il cantone di Zugo ha imposto requisiti ufficiali che richiedono una riduzione di almeno il 20% dei posti auto esistenti per un totale di 1248 posti auto. Per poter soddisfare tale requisito entro un periodo di tempo ragionevole, sono state imposte misure restrittive:

• Riduzione del TMP giornaliero
• Gestione attiva del parcheggio
• Limitazioni del parcheggio sinora gratuito e senza restrizioni
• Adeguamento del contingente esistente attraverso lo smantellamento di circa 300 posti auto

Stato: 2018

Sistema di gestione della mobilità

Nel 2016, RDI ha costituito un gruppo di lavoro interdisciplinare con il compito di sviluppare e attuare misure concrete e proporre soluzioni per ridurre il TMP e ottimizzare la mobilità. Un requisito essenziale del concetto di mobilità era garantire il rispetto dei requisiti di legge per quanto riguarda il numero di posti auto autorizzati.

L’idea era quella di trovare una soluzione equa, sostenibile e autosufficiente. Con il supporto di un pianificatore del traffico esterno, la gestione della sede ha dovuto mostrare le opzioni che supportano efficacemente questi requisiti implementando un moderno concetto di mobilità. In linea con la cultura aziendale aperta di Roche, è stato necessario sviluppare proposte che comprendessero non solo severe misure restrittive, ma anche incentivi per sostenere i collaboratori.

I seguenti tre elementi portanti costituiscono i pilastri del concetto di mobilità:

• L’introduzione di un tempo di percorrenza con i mezzi pubblici, che serve per il calcolo oggettivo del futuro fabbisogno di parcheggio. I tempi di percorrenza superiori a 35 minuti, calcolati dall’indirizzo di casa del collaboratore all’indirizzo aziendale, continueranno a consentire ai collaboratori di utilizzare un parcheggio aziendale.
• L’introduzione di una tassa di parcheggio di CHF 45.- al mese per tutti gli stakeholder, indipendentemente dalla gerarchia e dalla funzione.
• Se non esiste un diritto al parcheggio o se vi si rinuncia volontariamente, i collaboratori ricevono in cambio un sussidio sotto forma di un bonus di mobilità di CHF 40.- al mese.

Per poter gestire in modo efficiente le diverse esigenze organizzative e amministrative, la valutazione di una soluzione software è stata avviata già in una fase iniziale del progetto. Le offerte disponibili sul mercato erano nel complesso troppo generiche e non potevano soddisfare in alcun modo i requisiti. A causa di questa situazione e dei tempi ristretti, RDI ha deciso di sviluppare un proprio sistema di gestione della mobilità insieme alla formazione informatica interna.

L’elevata complessità dei collegamenti a SAP (dati del personale e contabilità salariale), le barriere per parcheggi, i sistemi di accesso, servizi esterni come Mobility, il calcolo dei tempi di percorrenza tramite l’orario FFS, il mail server, ecc. hanno posto grandi sfide per lo sviluppo del software.

La soluzione scelta consiste in un application server Windows 2012 R2 basato su IIS e una banca dati SQL come supporto dati. L’interfaccia utente è strutturata dinamicamente, a seconda del ruolo e dei diritti dell’utente. Gli accessi all’interfaccia utente sono autenticati tramite Windows Integrated Authentication (NTLM). Il calcolo e la gestione dei tempi di percorrenza, dei pass di parcheggio, delle richieste di eccezioni, delle assenze a lungo termine e di altre funzioni vengono eseguiti sull’application server aggregando i dati dei collaboratori provenienti da varie fonti di dati del personale di altri sistemi. Inoltre, la comunicazione automatica con i collaboratori via e-mail avviene tramite il mailhost di Roche. Tutte le funzionalità della gestione della mobilità aziendale sono progettate per garantire che le interazioni tra i collaboratori, l’amministrazione e tutte le interfacce siano sempre digitali e che si possa rinunciare completamente all’invio di documenti cartacei.

Misure strutturali

• Messa a disposizione di ulteriori parcheggi coperti per biciclette e motociclette (Misure attuate)
• Creazione di spogliatoi supplementari (con docce e locale asciugatoio) (Misure attuate)
• Visualizzazione del numero di posti auto giornalieri disponibili sul terminale informativo (Misure attuate)
• Ampliamento degli annunci sull’occupazione degli autosili (Misure attuate)
• Smantellamento e rinaturalizzazione di 300 posti auto (Misure attuate)

Misure organizzative / incentivi

• Sostegno finanziario per l’abbonamento per pendolari (JobAbo) di Zugo (Misure attuate)
• Contributo finanziario per l’acquisto di REKA-Check, riduzione del 20% fino ad un contributo totale annuo (a seconda del numero di figli) (Misure attuate)
• Restrizione dell’autorizzazione di parcheggio mediante l’introduzione di un calcolo del tempo di percorrenza del trasporto pubblico attualmente di 35 minuti (Misure attuate)
• Obbligo di pagamento per l’utilizzo dei parcheggi aziendali (Misure attuate)
• Introduzione di misure punitive in caso di violazioni del regolamento (Misure attuate)
• Bonus di mobilità per i collaboratori senza diritto di parcheggio o che vi rinunciano volontariamente (Misure attuate)
• Offerta di 100 posti auto giornalieri ad uso gratuito, ma al massimo 5 volte al mese per dipendente (Misure attuate)
• Consentire diritti speciali di parcheggio per eccezioni professionali e private (ad es. assistenza ai figli, assistenza ai parenti, lavoro a turni, servizio di pronto intervento, ecc.) (Misure attuate)
• Introduzione di un’applicazione a sostegno del car pooling all’interno della comunità Roche (Misure attuate)
• Stazione di car sharing Mobility presso il sito di Rotkreuz: utilizzo di veicoli Mobility con documento d’identità per i viaggi aziendali. Sconto supplementare sull’abbonamento annuale per scopi privati (Misure attuate)

Informazione e sensibilizzazione

• Organizzazione di due giornate Mobility sul posto, con stand informativi, sconti su e-bike, e-scooter e biciclette in collaborazione con fornitori rinomati (Misure attuate)
• Organizzazione accattivante per la partecipazione a “bike to work” con servizi di supporto, anche per chi ha diritto a un parcheggio (Misure attuate)
• Campagna di comunicazione sull’utilizzo di Mobility car sharing e dell’applicazione Flync Carpool. (Misure attuate)
• Creazione di due “explain movie” per i collaboratori: 1. spiegazione del concetto e dei suoi effetti, 2. spiegazione per l’utilizzo dell’offerta di parcheggi, gestione delle richieste speciali e delle eccezioni (Misure attuate)
• Informazioni regolari in Intranet sullo stato attuale del progetto (Misure attuate)
• Messa a disposizione di un opuscolo informativo per i nuovi collaboratori (Misure attuate)
• Eventi informativi “lunch and learn” con il coinvolgimento di AutoPostale SA, Zuger Verkehrsbetriebe e FFS. (Misure attuate)
• Sito web sulla mobilità in intranet con ampliamento continuo delle FAQ. (Misure attuate)

Traffico

• Il numero di beneficiari del bonus di mobilità è aumentato del 44% nel primo anno.
• Gli aventi diritto al parcheggio sono diminuiti del 32%, a un totale di 1700 persone nel primo anno di attività.
• Lo sfruttamento della capacità di 100 posti auto giornalieri è costantemente elevato e l’offerta viene utilizzata in modo coerente.
• La riduzione strutturale di 300 posti auto non ha finora portato a un sovraccarico della quota esistente, anche nelle ore di punta, ma il tasso di occupazione permanente è generalmente elevato con più del 90% (esclusi i periodi di vacanza).

Ambiente

• Riduzione delle emissioni inquinanti grazie a un calo significativo del TMP
• Rinaturazione e rinverdimento delle superfici di parcheggio asfaltate

Finanze

Con l’introduzione della gestione della mobilità, è stato creato un ulteriore posto di lavoro al 50% nell’amministrazione. Inoltre, un fornitore di servizi di sicurezza effettua controlli periodici dei parcheggi per prevenire abusi e punire le infrazioni. Tutti gli incentivi sono gestiti dall’amministrazione della mobilità e finanziati dal programma. L’obiettivo della copertura dei costi è stato raggiunto nel primo anno di esercizio e la piccola eccedenza di copertura sarà destinata alle prossime campagne. L’onere considerevole per la creazione della soluzione software deve essere considerato separatamente: il calcolo a posteriori ha portato a un valore di capitalizzazione di circa CHF 500’000.-. Questi costi sono già stati imputati all’infrastruttura durante la fase di progetto attraverso la ripartizione interna dei costi.

Società

L’attuazione coerente del programma è stata accolta molto bene a livello di autorità locali e il rispetto dei requisiti giuridici fin dal momento dell’attuazione è stato particolarmente apprezzato. Anche la maggior parte dell’organico ha accettato bene le misure. L’uso limitato del parcheggio e l’obbligo di pagamento recentemente introdotto hanno suscitato atteggiamenti negativi e resistenze, soprattutto durante la fase introduttiva. Nel complesso, è stato tuttavia possibile escludere praticamente tutti i disagi, in quanto la possibilità di richieste speciali temporanee ha permesso anche soluzioni transitorie flessibili.

Efficienza del progetto

I tempi di nove mesi per l’intera concezione, la programmazione del software e l’implementazione di tutte le misure erano molto stretti. Solo grazie all’impegno straordinario dell’intero team di progetto è stato possibile rispettare la data dell’introduzione.

Fattori del successo

Lo sviluppo e l’introduzione del sistema di gestione della mobilità si sono dimostrati un chiaro fattore di successo. Senza una digitalizzazione coerente di tutti i processi, una soluzione così complessa non sarebbe gestibile con un posto di lavoro al 50%.

Informazione periodica sulle misure previste, gli impatti e le conseguenze

Numerosi incentivi e servizi di supporto

Radicamento del concetto in azienda e sostegno da parte del senior management

Possibilità di ottenere deroghe per prevenire le difficoltà

Fattori di ostacolo

• I continui adeguamenti dell’ambiente interno (aggiornamento delle applicazioni informatiche, nuovo sistema HR, ecc.), il cambiamento annuale dell’orario FFS e il conseguente ricalcolo dei tempi di percorrenza richiedono un ulteriore sviluppo regolare del sistema. Questo onere non è trascurabile e non è stato sufficientemente preso in considerazione nel progetto.
• Gli offerenti privati di parcheggi nelle vicinanze del sito di Roche compromettono in parte l’efficacia del concetto all’esterno
• Insufficiente copertura dei trasporti pubblici in alcuni villaggi della Svizzera centrale
• Cambiamento annuale dell’orario con ricalcolo del tempo di percorrenza. Possibile perdita dell’autorizzazione a parcheggi permanenti (ad es. a causa dell’introduzione di nuovi collegamenti di trasporto pubblico, il tempo di percorrenza scende sotto i 35 minuti)
• Elevato sfruttamento della linea FFS Lucerna / Zurigo - Rotkreuz