Roche Diagnostics Internationale SA

Activités de l'entreprise

L’entreprise Roche Diagnostics International AG est une filiale du groupe pharmaceutique Hoffmann-La Roche dont le siège principal se trouve à Bâle. Elle fait partie des leaders mondiaux dans le domaine des solutions de systèmes de diagnostic pour les cliniques, les laboratoires et les cabinets médicaux. Le site principal de la division globale Diagnostics est situé à Rotkreuz (commune de Risch, canton de Zoug). Fondée en 1969, l’entreprise (qui compte environ 2'600 collaborateurs de plus de 67 nationalités différentes) est actuellement le plus grand employeur privé du canton. Toutes les fonctions centrales de l’unité Diagnostics, du développement à la distribution en passant par la production, sont rassemblées sur ce site.

Site / conditions générales

Le site industriel de Roche (secteur Forren) est facile d’accès, car situé à env. 1 km au nord du centre-ville de Rotkreuz, à côté de l’autoroute A14 Lucerne – Zurich. La proximité immédiate de l’autoroute entraîne des temps d’attente élevés pour entrer ou sortir du site, en particulier aux heures de pointe du matin et du soir. Les transports publics (TP) sont également concernés, étant donné que les voies bus en site propre sont limitées à quelques tronçons seulement. Résultat : la surcharge journalière du réseau routier s’avère extrêmement insatisfaisante aussi bien pour les riverains que pour les entreprises avoisinantes et les pendulaires, et est en outre responsable d’une pollution et de nuisances sonores importantes.

MD

Le site est accessible à pied en env. 10 minutes depuis la  gare de Rotkreuz.

TP

Rotkreuz dispose de liaisons ferroviaires vers Zurich, Zoug et Lucerne. La liaison directe vers Zurich ne circule cependant qu’une seule fois par heure ; le RER et le Stadtbahn Zug proposent, quant à eux, plusieurs trains par heure vers Lucerne et Zoug.

TIM

Présence de jonctions directes vers l’autoroute A14 et la route cantonale Zoug – Lucerne.

Contexte initial / motivation

En l’espace d’environ 10 ans, le développement continu du site de Rotkreuz a entraîné un doublement du nombre d’employés (2'600 personnes aujourd’hui). En plus des employés locaux de Roche, de nombreux hôtes internationaux, fournisseurs, consultants et visiteurs circulent également sur le site, jusqu’à 4'000 personnes aux périodes les plus chargées. Résultat : un immense embouteillage à l’entrée et à la sortie aux heures de pointe. Dans le cadre du développement du site et de la construction de nouveaux bâtiments, certaines dispositions légales ont été fixées par le canton de Zoug : elles impliquent la réduction du nombre de places de parc actuel d’au moins 20% pour arriver à un contingent total de 1'248 places. Afin de pouvoir satisfaire à ces exigences dans un délai raisonnable, des mesures restrictives se sont imposées :

• Réduction de la part TIM journalière
• Gestion active du stationnement
• Limitation du stationnement, jusqu’ici gratuit et sans restriction
• Adaptation du contingent existant avec le démantèlement d’environ 300 places de parc

Etat: 2018

Système de gestion de la mobilité

En 2016, RDI a mis sur pied un groupe de travail interdisciplinaire chargé d’élaborer et de mettre en œuvre des mesures concrètes et des solutions pour réduire la part TIM et optimiser la mobilité des collaborateurs. Le concept de mobilité devait tenir compte d’une exigence essentielle, à savoir garantir le respect des exigences légales concernant le nombre de places de parc allouées.

L’objectif de ce concept était de trouver une solution aussi équitable, durable et autonome que possible. Avec l’assistance d’un ingénieur en transports externe, plusieurs options allant dans le sens de cet objectif, grâce à un concept de mobilité moderne, ont été présentées à la direction du site. En accord avec la culture d’entreprise ouverte de Roche, les propositions ne devaient pas se limiter à de sévères mesures restrictives, mais également comporter des incitations pour encourager les collaborateurs.

Le concept de mobilité s’appuie sur les trois piliers suivants :

• Introduction d’un temps de trajet en transports publics comme base de calcul objective permettant de déterminer si un collaborateur a droit à une place de parc. Un temps de trajet de plus de 35 minutes, calculé de l’adresse de son domicile à l’adresse de l’entreprise, le rend éligible pour une place de parc sur le site.
• Instauration d’une taxe de stationnement de CHF 45.- par mois pour l’ensemble des groupes concernés, indépendamment  de la hiérarchie et de la fonction.
• Les collaborateurs non éligibles pour une place de parc ou ceux y renonçant volontairement reçoivent une compensation sous la forme d’un bonus « mobilité » de CHF 40.- par mois.

Afin de gérer au mieux les multiples aspects organisationnels et administratifs, l’utilisation d’un logiciel a été envisagée dès les premières phases du projet. Les offres disponibles sur le marché étaient dans l’ensemble trop généralistes, et donc incapables de satisfaire aux exigences. Confrontée à cette situation et devant faire face à des délais serrés, RDI a pris la décision de développer son propre système de gestion de la mobilité (SGM) avec le soutien de ressources informatiques internes.

La complexité de l’intégration de cet outil dans SAP (données des collaborateurs et gestion des salaires), les barrières de parking, le système d’accès, les services externes tels que Mobility, le calcul des temps de trajet basé sur les horaires CFF, le serveur mail, etc. ont représenté un véritable défi lors du développement du logiciel.

La solution retenue consiste en un serveur d’applications Windows 2012 R2 sur la base de IIS et d’une base de données SQL comme agrégateur de données. L’interface utilisateur est dynamique et dépend de la fonction et des droits de l’utilisateur. Les connexions à l’interface sont authentifiées à l’aide de Windows Integrated Authentification (NTLM). Le calcul et la gestion des temps de trajets, des autorisations de stationner, des demandes de dérogation, des absences de longue durée ainsi que d’autres fonctions s’effectuent sur le serveur d’applications grâce à l’agrégation des données des collaborateurs issues de différentes sources provenant d’autres systèmes. Par ailleurs, la communication automatique avec les collaborateurs se fait par email via le serveur de messagerie de Roche. Toutes les fonctionnalités du SGM sont conçues de sorte que les interactions entre collaborateurs, l’administration et l’ensemble des interfaces aient lieu sous forme digitale et qu’il soit possible de renoncer complètement à l’envoi de documents papier.

Mesures structurelles

• Mise à disposition de places vélo et moto couvertes supplémentaires (mesure mise en oeuvre)
• Mise à disposition de vestiaires supplémentaires (avec douches et local de séchage) (mesure mise en oeuvre)
• Affichage sur le terminal d’information du nombre de places de parc disponibles à la journée (mesure mise en oeuvre)
• Extension de l’affichage du taux remplissage des parkings (mesure mise en oeuvre)
• Démantèlement et renaturation de 300 places de parc (mesure mise en oeuvre)

Mesures organisationnelles / incitations

• Contribution financière au «Jobabo» zougois» (mesure mise en oeuvre)
• Participation financière à l’achat de chèques REKA, réduction de 20% allant jusqu’à un montant global annuel (en fonction du nombre d’enfants) (mesure mise en oeuvre)
• Limitation de l’autorisation de stationner avec l’introduction d’un calcul du temps de trajet en TP de 35 minutes effectives (mesure mise en oeuvre)
• Utilisation payante des places de parc de l’entreprise (mesure mise en oeuvre)
• Instauration de sanctions en cas d’infraction au règlement (mesure mise en oeuvre)
• Bonus « mobilité » octroyé aux collaborateurs sans autorisation de stationner ou y renonçant volontairement (mesure mise en oeuvre)
• Offre de 100 places de parc à la journée gratuites, mais utilisables au maximum 5x par mois et par collaborateur (mesure mise en oeuvre)
• Possibilité d’obtenir une autorisation spéciale de stationner dans certains cas, professionnels ou privés, exceptionnels (garde d’enfants, prise en charge d’un proche, travail par équipe, service de piquet, etc.) (mesure mise en oeuvre)
• Lancement d’une application d’aide au covoiturage à l’intérieur de la Roche Community (mesure mise en oeuvre)
• Station de Mobility Carsharing sur le site de Rotkreuz : utilisation des véhicules Mobility possible pour les déplacements professionnels au moyen d’une carte personnelle. Avantage supplémentaire : mise à disposition de l’abonnement annuel pour un usage privé (mesure mise en oeuvre)

Information et faire changer les habitudes

• Organisation de deux «journées de la mobilité» sur le site, avec stands d’information et rabais sur les VAE, les trottinettes électriques et les vélos en collaboration avec plusieurs fournisseurs réputés (mesure mise en oeuvre)
• Eventi informativi “lunch and learn” con il coinvolgimento di AutoPostale SA, Zuger Verkehrsbetriebe e FFS. (mesure mise en oeuvre)
• Campagne de communication au sujet de l’utilisation de Mobility Carsharing et de l’application de la plateforme de covoiturage Flinc (mesure mise en oeuvre)
• Production de deux «explain movies» pour les collaborateurs : 1. Explication du concept et de ses impacts, 2. Explications concernant l’utilisation de l’offre de stationnement, le traitement des requêtes exceptionnelles et les dérogations (mesure mise en oeuvre)
• Informations régulières sur l’intranet à propos de l’état d’avancement du projet (mesure mise en oeuvre)
• Préparation d’une brochure d’information pour les nouveaux collaborateurs (mesure mise en oeuvre)
• Séances d’information «lunch and learn» avec interventions de CarPostal SA, des entreprises de transport zougoises et des CFF (mesure mise en oeuvre)
• Site internet «mobilité» sur l’intranet, avec augmentation constante du nombre de FAQ (mesure mise en oeuvre)

Trafic

• Durant la première année, le nombre de bénéficiaires du bonus «mobilité» a augmenté d’env. 44%.
• Le nombre de personnes disposant d’une autorisation de stationner a diminué d’env. 32% pour passer à un total de 1'700.
• La demande pour les 100 places de parc à la journée se maintient à un niveau élevé, cette offre est très populaire.
• Le démantèlement de 300 places de parc n’a pas entraîné jusqu’ici de surcharge de l’offre existante, même durant les heures pleines, mais le remplissage permanent à plus de 90% (hors période de vacances) reste cependant élevé.

Environnement

• Réduction des émissions polluantes grâce à une diminution significative du TIM
• Renaturation et végétalisation des surfaces de stationnement asphaltées

Finances

L’introduction de la gestion de la mobilité a nécessité la création d’un poste administratif supplémentaire à 50%. Un contrôle périodique des places de parc est en outre effectué par une société de sécurité, afin de prévenir les abus et sanctionner les infractions. L’ensemble des incitations sont pour leur part gérées par l’administration «mobilité» et financées par le concept. L’objectif de couverture des coûts a pu être atteint lors de la première année d’exploitation, le léger excédent étant affecté aux prochaines actions prévues. Il convient de considérer séparément l’importante dépense liée à la création du logiciel : le calcul rétrospectif a donné un montant d’une valeur atteignant CHF 500'000.-. Une répartition interne des coûts a permis d’imputer ces derniers à l’infrastructure, durant la phase de projet déjà.

Société

Du point de vue des autorités locales, l’application rigoureuse du concept a reçu un accueil très positif : le respect des exigences légales dès le début de la mise en œuvre, en particulier, a été largement approuvé. Le personnel aussi a globalement bien accepté les nouvelles mesures. La limitation de l’utilisation des places de parc et l’instauration de la taxe de stationnement ont néanmoins suscité des attitudes négatives et des oppositions, en particulier lors de la phase de démarrage. La possibilité pour les collaborateurs d’effectuer une requête exceptionnelle limitée dans le temps, et donc de bénéficier de solutions provisoires flexibles, a toutefois permis d’éviter, dans une large mesure, les injustices.

Efficacité du projet

Le délai de neuf mois calculé au départ pour l’ensemble de la conception, de la programmation du logiciel et de la mise en œuvre de toutes les mesures s’est finalement avéré très serré. La date de démarrage n’a pu être respectée que grâce à l’engagement extraordinaire de toutes les équipes du projet.

Facteurs de succès

• Le développement et l’introduction du SGM ont constitué un facteur-clé de la réussite. Sans la numérisation systématique de l’ensemble des processus, il n’y aurait pas eu besoin de créer un poste à 50% pour gérer cette solution coûteuse.
• Information régulière au sujet des mesures prévues et de leurs impacts
• Diversité des incitations et des mesures de soutien
• Pérennisation du concept au sein de l’entreprise et soutien de la direction
• Possibilité d’octroyer des dérogations afin d’éviter les injustices

Facteurs inhibiteurs

• Les adaptations constantes de l’environnement interne (mise à jour des applications informatiques, nouveau système de gestion des RH, etc.), le changement d’horaire annuel des CFF – obligeant à recalculer le temps de trajet – font que le système doit être développé régulièrement. Cette charge non négligeable n’a pas été suffisamment prise en compte dans le cadre du projet.
• Les exploitants privés de places de parc dans les environs du site de Roche sapent partiellement l’efficacité du concept de l’extérieur
• Certains villages de Suisse centrale ne sont pas suffisamment bien desservis par les TP
• Le changement d’horaire annuel implique de devoir recalculer le temps de trajet. Perte éventuelle de l’autorisation de stationnement longue durée (par ex. si l’introduction de nouvelles liaisons TP fait passer le temps de trajet en dessous du seuil des 35 minutes)
• Forte fréquentation de la ligne CFF Lucerne / Zurich – Rotkreuz