Gestion efficiente de flotte de véhicules avec Business Carsharing et Poolcar-Sharing

L'exploitation d’un parc automobile individuel représente une nécessité opérationnelle pour de nombreuses entreprises, laquelle engendre cependant des frais et une lourde charge de travail. Les progrès technologiques en termes de procédures ainsi que les offres actuelles de tiers dans le domaine de la gestion de flotte de véhicules permettent toutefois l’émergence de nouvelles formes d’organisation plus efficientes. Ces dernières aboutissent à des économies de coûts et de temps pour les services responsables de la gestion du parc automobile au sein des entreprises.

Au travers de ses offres, telles que le «Business Carsharing» désormais éprouvé ou le nouveau «Poolcar-Sharing», la société Mobility propose aux entreprises des solutions d’optimisation en termes de gestion de la flotte de véhicules. L’exemple du siège d’Axpo à Baden illustre la manière dont une entreprise peut accéder à une gestion de la flotte automobile efficiente, en combinant de façon judicieuse les deux offres de Mobility.

L’exemple d’Axpo à Baden

Le parc automobile d’Axpo, jusqu’ici exploité à l’interne et composé de véhicules non attribués, stationnés au siège principal, a été réduit puis remplacé en 2014 par une nouvelle offre destinée aux collaborateurs :

• l’ensemble de la flotte, constitué de 40 véhicules de service (voitures de tourisme), exploité jusque-là à l’interne, a été remplacé
• 28 véhicules Mobility, sous contrat Mobility Business Carsharing, modèle « Mobility-Exclusive », exclusivement réservés à Axpo
• 4 véhicules électriques appartenant à l’entreprise, par conséquent exclusivement réservés à Axpo, équipés de la technologie de réservation de Mobility, gérés par un contrat de Poolcar-Sharing
• accès en fonction des besoins aux véhicules Mobility publics dans la Suisse entière

Description

Contexte

Axpo compte plus de 4’000 collaborateurs et son siège se trouve à Baden, dans le canton d’Argovie. Elle produit, commercialise et fournit de l’énergie avec une grande fiabilité, à plus de trois millions de particuliers et plusieurs milliers d’entreprises en Suisse et dans plus de 30 pays d’Europe.

En Suisse, Axpo détient près de 400 véhicules d’entreprise. Le parc automobile, composé de 40 voitures stationnées au siège principal à Baden et géré jusqu’ici par Axpo elle-même, a été remplacé en 2014 par une flotte comptant 32 véhicules. Cette dernière représente donc près de 8 % de la flotte globale d’Axpo.

La décision du service Facility Management d’Axpo relative à la réorganisation de la gestion de la flotte de véhicules repose sur les considérations suivantes :

• pression des coûts croissante
• prise en considération des risques liés à un propre parc de véhicules (capital engagé)
• concentration sur l'activité principale

Ces réflexions ont mené à l’abolition du propre parc de véhicules.

Le redimensionnement de la flotte, laquelle a passé de 40 à 32 véhicules de service, a permis de trouver une solution adéquate. La flotte actuelle se compose, d’une part, de 4 véhicules électriques appartenant à l'entreprise, gérés par la formule de Poolcar-Sharing. D'autre part, 20 des 28 véhicules de service mis exclusivement à la disposition d’Axpo à Baden par Mobility possèdent des moteurs diesel. En outre, en cas de besoin, Axpo a accès au réseau de véhicules publics de Mobility dans la Suisse entière.

Offre

Les deux produits Mobility « Poolcar-Sharing » et « Business Carsharing, Mobility-Exclusive » sont décrits dans leurs grandes lignes ci-dessous.

Poolcar-Sharing

Mobility équipe les véhicules de la propre flotte d’une entreprise de sa technologique Mobility-Carsharing éprouvée. Le système entièrement automatique garantit une réservation et une exploitation efficientes des véhicules, permettant une réduction de l'effectif du parc allant jusqu’à 30 %. Le fonctionnement est simple et la mise en place du système est réalisée directement par Mobility :

• pose d’un ordinateur de bord dans les véhicules
• conception du système de réservation et de la solution d'accès
• ensuite : utilisation ordinaire

L’offre est compatible avec chaque type de véhicule ainsi que toutes les structures de flotte et peut être combinée de façon modulaire avec d’autres offres complémentaires. Les options vont du nettoyage mensuel à l'assistance 24h/24 en cas de pannes, accidents ou autres dommages aux véhicules. En fonction de l'étendue des options, les frais par véhicule et par mois sont compris entre 99 et 349 francs (hors T.V.A.) Ces véhicules sont exclusivement réservés à l’entreprise.

Business Carsharing, Mobility-Exclusive

Business Carsharing soulage les entreprises en assurant la gestion de leur propre parc de véhicules. Les trois offres, « Basic », « Plus » et « Exclusive », proposées par Mobility ont un caractère progressif. L’offre exclusive est la plus complète :

• mise à disposition de véhicules Mobility sur le site choisi
• utilisation exclusive par l'entreprise, resp. les collaborateurs
• paquet sérénité : réservations, nettoyage, services, assurances, gestion des sinistres, analyse des données des véhicules, etc. sont assurés par Mobility
• libre choix des modèles de véhicules et couleurs (sur demande avec logo de l'entreprise)
• accès aux 2 700 véhicules Mobility dans la Suisse entière

Les véhicules stationnés chez Axpo sont exclusivement réservés aux collaborateurs. Pendant les heures creuses, de telles offres pourraient également être ouvertes à des utilisateurs tiers.

Les frais sont calculés sur la base d’une offre individuelle sur mesure. Après l’évaluation de différentes options internes et externes, Axpo Services AG a opté pour la solution proposée par Mobility, laquelle a été considérée comme l’offre globale la plus intéressante.

Expériences

Gestion efficiente de la flotte chez Axpo, grâce aux véhicules de Mobility (photo: Axpo Services AG)

La solution de partenariat avec Mobility constitue un véritable atout pour Axpo. La réduction de 40 à 32 véhicules a un effet positif sur les frais. Un éventuel besoin ponctuel accru pourrait être couvert par la flotte Mobility suisse. Les collaborateurs apprécient grandement le système de réservation clair et simple. Il s’est avéré judicieux d’initier à temps les collaborateurs aux procédures du système de réservation et à l'utilisation des Mobility-Cards. L’excellent état des véhicules est également jugé positif.

Le moment choisi pour le remplacement de l'ensemble des véhicules du parc automobile de l'entreprise par la flotte Mobility, après les vacances de Noël, était idéal car l'utilisation des véhicules reste assez faible en janvier. Pendant les premières semaines, des séances et analyses régulières ont eu lieu pour évaluer la situation actuelle. Le contact étroit avec Mobility s’est également avéré d’un grand secours.

Effets

Les données ci-après font référence à l'exemple « Axpo ».

Environnement et énergie

La consommation d’énergie et les émissions de CO2 ont baissé grâce à la réduction de la taille de la flotte, qui a passé de 40 à 32 véhicules ainsi qu’à sa nouvelle composition (essentiellement des véhicules électriques et diesel). Les véhicules Mobility sont toujours de dernière génération, permettant ainsi une réduction des émissions de CO2 par rapport à l’ « ancienne » flotte.

Société

La solution choisie auprès Mobility permet aux collaborateurs une utilisation privée de leur abonnement Mobility à tarif réduit. Ils peuvent ainsi satisfaire leurs besoins de mobilité sans grandes répercussions sur le trafic et moyennant des frais de mobilité personnels réduits.

Economie

Pour Axpo, la solution choisie génère une économie de coûts grâce à la réduction du nombre de véhicules – de 40 à 32 – ainsi qu’une diminution des charges administratives par rapport au système de réservation semi-automatique utilisé auparavant. Par ailleurs, la collaboration avec Mobility permet aux collaborateurs d’Axpo de tirer profit du trafic combiné route/rail. Le nouvel outil de réservation et la helpline Mobility assurent une utilisation simple ainsi qu’une assistance compétente.

Outils

Les explications ci-après font référence à l'exemple « Axpo ».

Démarche

Phase 1 : formation d’un groupe de travail interne à l’entreprise ayant les missions suivantes (6 mois) :

1. élaboration de différents scénarios au niveau conceptuel
2. évaluation des scénarios
3. sollicitation d’offres auprès de prestataires correspondants
4. sélection des offres adaptées et présentation à la direction de l'entreprise
5. validation par la direction de l'entrepris

Phase 2 : mise en œuvre avec Mobility (6 mois) :

1. négociations contractuelles et conclusion du contrat
2. planification de la mise en œuvre
3. réalisation correspondante
4. mise en service
5. controlling permanent et éventuelles adaptations

Financement

Le financement est assuré exclusivement par Axpo.

Marketing

Marketing à l’interne

L’axe principal résidait dans l’information des collaborateurs au travers des mesures suivantes :

• page Intranet dédiée contenant toutes les informations importantes
  (mode d'emploi, fiche Q&R, lien vers Mobility, etc.)
• manifestation d’information sur place avec des collaborateurs de Mobility le 1er jour de la mise en œuvre

Marketing à l'externe

Aucune mesure n'est explicitement mise en œuvre par l'entreprise

Informations complémentaires

Autres liens :

• Cas pratique Mobilservice "Business Carsharing" (2010)
• Dossier d’actualité de Mobilservice "Gestion de flotte pour entreprises" (2013)
• Mobility Business carsharing
• Poolcar-Sharing de Mobility
• Groupe Axpo: www.axpo.com

Adresses de contact et fournisseurs :

Mobility Business Carsharing Suisse
Peter Frey
Gütschstrasse 2, Case postale
CH-6000 Lucerne
Tél. 041 248 31 34

Demandez conseil auprès des représentants de Mobilservice Pratique de votre canton.

Responsable de l’élaboration de ce cas pratique :

Canton d'Argovie
Département des travaux publics, des transports et de l'environnement
Service des transports
Karin Wasem
Entfelderstrasse 22
CH-5001 Aarau
Tél. 062 835 33 30
verkehr.aargau@ag.ch

Documents

Documents en allemand

• aargaumobil-Praxisbeispiel Unternehmen: Mammut Sports Group AG, Seon – Mobility Poolcar-Sharing [PDF, 361.3 KB]